Lista têm como objetivo auxiliar colaboradores a fazerem bom uso dos equipamentos de seus empregadores, especialmente fora do escritório
Os últimos dois anos foram marcados pela transformação digital, acelerada pela pandemia, e, como uma de suas principais consequências no ambiente corporativo, muitas empresas optaram por adotar definitivamente um modelo híbrido de trabalho. Neste cenário, funcionários passaram a transportar com maior frequência seus equipamentos eletrônicos e, naturalmente, precisaram redobrar os cuidados com os aparelhos. Para auxiliar os usuários nessa jornada, Fabiano Takahashi, gerente de produtos da Positivo Tecnologia, elaborou uma lista com dicas de boas práticas que poderão evitar problemas técnicos com notebooks e garantir uma boa experiência de uso mesmo longe do escritório.
1 – Evitar redes abertas de internet em locais públicos e utilizar senhas fortes em redes domésticas
As redes desconhecidas e abertas de locais públicos podem ser oferecidas por hackers com a clara intenção de capturar o tráfego dos dados expondo assim informações críticas como chaves e senhas de sistemas. Caso esteja com o notebook da empresa em outro ambiente, como um café ou aeroporto, por exemplo, é recomendável se conectar apenas às redes conhecidas e seguras destes estabelecimentos. Ao criar uma rede doméstica em casa, a escolha da senha também deve ser bem elaborada, utilizando uma combinação de letras maiúsculas, caracteres especiais e números – o que torna o acesso mais seguro.
“A senha é como a chave da porta de casa. Se você a deixar pendurada na fechadura, todos que quiserem vão conseguir entrar. Uma vez lá dentro, tudo que é valioso ficará exposto. Hoje, o que não faltam são golpes baseados em tecnologia e é importante evitar exposição desnecessária ao perigo”, conta Takahashi.
2 – Transportar o notebook com segurança e proteção
Por mais portáteis que sejam os laptops, carregá-los para cima e para baixo exige alguns cuidados essenciais para sua boa preservação, tanto no aspecto físico quanto de funcionamento. Um erro comum dos usuários é transportá-los sem uma capa de proteção ou em bolsas e mochilas que não tenham um compartimento acolchoado apropriado. Notebooks corporativos normalmente têm construção mais robusta do que os voltados aos usuários domésticos, mas quedas e pancadas podem acabar danificando o computador. Outras dicas são: sempre guardar o equipamento desligado, para evitar o superaquecimento em locais abafados, e, muito importante, ativar recursos de criptografia dos dados armazenados localmente no equipamento, para que estejam protegidos em caso de roubo ou perda
““Quando o notebook é acondicionado em bolsas ou mochilas no modo ‘standby’, é possível que ele entre em funcionamento pelo acionamento acidental de alguma tecla durante o transporte. Como não haverá ventilação, o equipamento poderá superaquecer. Outra vantagem de sempre se guardar o equipamento desligado é que, ao ser inicializado, ele pedirá senha para permitir o acesso aos dados, o que é extremamente importante caso seja furtado, por exemplo”, explica Takahashi.
3 – Manter os aplicativos do sistema atualizado
A área de TI da empresa é responsável por garantir que as atualizações críticas sejam implementadas, mas cabe também ao usuário priorizar a sua aplicação e não ficar adiando o agendamento dessa tarefa. “Vulnerabilidades, quando descobertas, demandam tempo para que as devidas correções sejam desenvolvidas e aplicadas. Postergar a sua aplicação pode tornar o usuário um alvo fácil para ataques de hackers”, explica o gerente de produtos da Positivo Tecnologia.
4 – Não clicar em links de procedência duvidosa e não instalar aplicativos desconhecidos
É necessário ter muito cuidado antes de abrir um link, pois em alguns casos os links falsos são difíceis de serem identificados. Os riscos são muito grandes e nunca se deve instalar nem executar conteúdos (programa, vídeos, arquivos, etc) de origem desconhecida. Além de conter vírus, podem ser a porta de entrada para hackers invadirem o sistema. A recomendação é instalar somente os aplicativos testados e aprovados pelo time de TI da empresa, o que evitará não só ataques, mas também problemas de incompatibilidades que podem resultar em travamentos, lentidão na execução de aplicativos e outros transtornos ao usuário. O “phishing”, tentativa de fraude para obter ilegalmente informações, é uma das maneiras mais comuns de ter o computador invadido e comprometido.
“Basta clicar em um link ou abrir um arquivo infectado para que um código malicioso assuma o controle do equipamento, comprometendo os seus dados ou ainda se espalhando para outros dispositivos das redes. Antes de clicar, pare, pense e analise a procedência dos conteúdos. Essa simples atitude poderá evitar muita dor de cabeça”, pondera Takahashi.
5 – Fazer backup de arquivos e dados importantes
É sempre aconselhável manter cópias de arquivos importantes na nuvem ou em dispositivos externos, já que equipamentos podem falhar e tais backups são a salvação em muitos casos. Entretanto, isso deve ser bem alinhado com a empresa, já que alguns arquivos são confidenciais e não devem sair do ambiente digital da companhia.
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“Com o transporte constante do laptop, o risco de falha aumenta, e as empresas devem se organizar para não ficarem reféns de dados salvos apenas na memória do equipamento. Os usuários podem combinar formas de salvar esses documentos em ambientes mais seguros, e é sempre importante lembrar de ativar a criptografia para proteger o acesso ao dispositivo por senha”, destaca Takhasahi.
6 – Cuidados com a limpeza física e digital
A ‘limpeza digital’ deve ser feita de forma periódica e com certa frequência. As ferramentas de proteção geralmente executam os processos em tempo real e, nesse caso, o TI da empresa deve ser o responsável por agendar verificações diárias de acordo com a estratégia e necessidade do usuário. Para a limpeza física, as recomendações são parecidas com os cuidados que devem ser tomados com o computador de uso pessoal.
“Não usar panos ásperos e nunca utilizar produtos químicos que podem afetar a pintura do equipamento. Quanto ao uso, o mais importante é não bloquear as saídas de ar do equipamento para evitar danos por superaquecimento. Além disso, é claro que comida e bebida são inimigos das máquinas pela gordura e líquidos. Assim, melhor evitar comer enquanto se trabalha”, esclarece Takahashi.
7 – O computador é corporativo
Por fim, o gerente de produtos da Positivo Tecnologia alerta que o computador da empresa é uma ferramenta de trabalho e um ativo da própria companhia, e o seu uso deve ser reservado a atividades profissionais. Por isso, é recomendável bom senso para armazenar dados pessoais, como fotos e vídeos da família, acessar contas pessoais de e-mail, redes sociais ou contas bancárias através desse equipamento. Algumas informações podem ficar armazenadas no sistema e colocar em risco tanto os dados do usuário quanto da empresa.
“Na eventualidade do equipamento ter que ser devolvido à empresa por alguma razão, informações privadas podem ser expostas a terceiros, incluindo dados sensíveis. Melhor evitar, sempre que possível”, finaliza.